ワードで住所録などの表を作成したとします。エクセルではこの表のことを
リストといいます。一つのリストが一つのデータベースになります。
会員名簿などをA4に体裁よく納めて印刷することを第一として、セルの結合や
文字の書式などに凝ったリストを作成していると、後で並べ替えたり、抽出
したりする作業がとても面倒になることがありますので、注意してください。
1.リスト
ワークシート上のひとつの表のデータ範囲をリストとして管理します。
リストは各列に見出しを付け、見出しの下に同じ種類のデータを入力
したものです。
リストは、データの範囲を特別に定義しなくても自動認識され、検索、
並べ替え、集計などの処理ができます。
一番上の行にある列見出しのことをフィールド名とか項目とかいいます。
また列ごとに入力される同種類のデータのことをフィールド、行ごとに
入力される1件分のデータのことをレコードといいます。
2.データフォーム
それでは一つのレコードごとのカードがあるとして一番手早く入力する
にはどうすればいいのでしょうか。
一つ入力するごとに矢印(カーソルキー)で右に移動してもいいのですが、
データ、フォームから一人分ずつのデータを入力します。
1/60という数字はデータが６０個あるうちの１つ目のデータを入力して
いますよということで、次に進むには下向きの▼をクリックします。
3.リストの活用
リストを使うとエクセル基礎の7.オートフィルタや8.並べ替えと検索・置換、
12.ピボットテーブルなどエクセル応用の7.集計、それにエクセル関数の
10.データベース関数などいろいろに応用できます。
どの行にもデータの入っていないレコードがあると、その上のデータと
その下のデータは別のリストだと認識されてしまいますので、
一番左には連番でナンバーをいれる習慣にされるといいですね。
並べ替えたときにもこの連番があると簡単に元に戻せます。
4.ハイパーリンク
各シートにお料理の種類ごとに料理レシピをまとめたいとします。
最初のシートには目次を作成して、そこからレシピにリンクをはります。
こちらも６回目の１００マス計算同様yumiさんにヒントをいただきました。
最初のシートにはスプーンの簡単料理集として、ごはんもの、しるものなど
分類別に料理名をいれました。次のシートはごはんものとして左から
№、料理名、 材料、作り方をいれました。で、この目次シートの料理名を
クリックして、挿入、ハイパーリンクからこのドキュメント内を選び、
セル参照を入力してくださいというところにB3、ドキュメント内の場所は
ごはんものを選びOKです。これで目次の山菜ご飯をクリックすると
山菜ご飯のレシピに飛んでくれます。
次回はグラフです。
=========================== ご質問コーナー =======================
エクセルで操作を戻すときには「元に戻すボタン」で戻せるのに、オート
フィルタで抽出するとボタンで戻せなくなるというご質問です。ボタンで
戻せるのはフォントの大きさや色など、書式の操作の場合ですね。
抽出したり、集計したりの操作を元に戻すには「元に戻すボタン」では
戻せませんから、データ、フィルタでオートフィルのチェックをはずします。
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